Tư vấn qua zalo
Để mở rộng phạm vi hoạt động và thúc đẩy việc quảng bá sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng ngoài khu vực đặt trụ sở chính, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức thành lập văn phòng đại diện nhằm đảm bảo hoạt động hợp pháp. Trong bài viết dưới đây, Alpha Legal sẽ cung cấp những thông tin quan trọng liên quan đến văn phòng đại diện, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về mô hình này cũng như các vấn đề pháp lý cần lưu ý.
1. Văn Phòng Đại Diện Là Gì?
Văn phòng đại diện tiếng Anh được gọi là “Representative Office”. Theo quy định tại khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 thì “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp”.
Như vậy có thể hiểu một các đơn giản thì văn phòng đại diện là nơi đại diện cho doanh nghiệp theo ủy quyền, giúp quảng bá và hỗ trợ hoạt động nhưng không trực tiếp kinh doanh hay tạo ra doanh thu.
Văn phòng đại diện tại Việt Nam được chia thành hai nhóm chính: văn phòng đại diện của doanh nghiệp đã có hiện diện thương mại tại Việt Nam, và văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài – là những doanh nghiệp chưa có hiện diện thương mại tại Việt Nam nhưng muốn tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại hoặc hỗ trợ hoạt động kinh doanh từ xa.
2. Quy Định Về Văn Phòng Đại Diện
2.1. Quy định về tên văn phòng đại diện
Tên văn phòng đại diện phải bao gồm đầy đủ tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”, được đặt bằng chữ cái tiếng Việt (có thể dùng F, J, Z, W), chữ số và ký hiệu. Tên này phải được gắn tại trụ sở và khi sử dụng trên giấy tờ phải viết với khổ chữ nhỏ hơn tên chính thức của doanh nghiệp.
2.2. Quy định về vốn điều lệ
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ, không có tư cách pháp nhân riêng nên khi thành lập sẽ không đăng ký mức vốn điều lệ. Mọi chi phí hoạt động của văn phòng đều do công ty mẹ chi trả, bởi công ty mẹ chịu trách nhiệm toàn diện về hoạt động tài chính của văn phòng.
2.3. Một số quy định về văn phòng đại diện trong luật
Trong Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về văn phòng đại diện tại Điều 44 và Điều 45 như sau:
Như vậy, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, nghĩa là không được thực hiện hoạt động tạo ra doanh thu trực tiếp như mua bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ. Do đó, văn phòng đại diện không được phép xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng hay đối tác.
Tuy nhiên, văn phòng đại diện được phép thực hiện các hoạt động phục vụ cho mục đích đại diện và quản lý hành chính, như:
- Ký hợp đồng thuê trụ sở, mua sắm trang thiết bị, ký hợp đồng lao động với nhân sự làm việc tại văn phòng.
- Giao dịch, xúc tiến thương mại, tìm kiếm thị trường, nghiên cứu thị trường theo sự ủy quyền của công ty mẹ.
- Đại diện cho công ty mẹ trong một số công việc nhất định (nếu được ủy quyền cụ thể).
Tất cả các hoạt động này phải diễn ra dưới sự giám sát và ủy quyền của công ty mẹ, và không được vượt quá phạm vi hoạt động đã đăng ký.
3. Chức Năng Của Văn Phòng Đại Diện Là Gì
Văn phòng đại diện không trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi, mà chủ yếu thực hiện các chức năng sau:
- Đại diện cho công ty mẹ: Văn phòng đại diện giúp bảo vệ quyền lợi của công ty mẹ, liên lạc với cơ quan chức năng, đối tác, khách hàng, và thực hiện các công việc được giao.
- Xúc tiến thương mại và nghiên cứu thị trường: Văn phòng đại diện giúp khảo sát thị trường, thu thập thông tin về khách hàng và đối thủ, đồng thời quảng bá thương hiệu công ty tại địa phương.
- Quản lý hành chính và nhân sự: Văn phòng thực hiện các công việc hành chính như thuê trụ sở, mua sắm thiết bị, tuyển dụng và ký hợp đồng lao động.
- Hỗ trợ kỹ thuật và chăm sóc khách hàng: Văn phòng có thể tiếp nhận phản ánh từ khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật hoặc phối hợp với công ty mẹ để giải quyết yêu cầu.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh, không phát sinh doanh thu và không được xuất hóa đơn giá trị gia tăng. Toàn bộ hoạt động của văn phòng phải nằm trong phạm vi chức năng đã đăng ký và chịu sự quản lý trực tiếp từ công ty mẹ.
4. Quyền Và Nghĩa Vụ Của Văn Phòng Đại Diện
Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện được quy định rõ trong các văn bản pháp luật như Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể:
4.1. Các quyền được pháp luật cho phép
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được pháp luật cho phép thực hiện một số quyền nhất định để phục vụ cho hoạt động đại diện và hỗ trợ doanh nghiệp mẹ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân và chỉ hoạt động trong phạm vi được công ty mẹ ủy quyền.
Các quyền cơ bản bao gồm:
- Thực hiện hoạt động đúng với phạm vi, mục đích và thời hạn được ghi nhận trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện (không có tư cách pháp nhân, vì vậy hoạt động phải luôn trong giới hạn ủy quyền).
- Thuê trụ sở, mua hoặc thuê sắm các phương tiện, thiết bị, vật dụng cần thiết nhằm phục vụ cho hoạt động thường xuyên của văn phòng.
- Tuyển dụng nhân sự là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài làm việc tại văn phòng, phù hợp với các quy định về lao động hiện hành.
- Mở và sử dụng tài khoản ngân hàng tại Việt Nam bằng ngoại tệ hoặc đồng Việt Nam có nguồn gốc ngoại tệ để phục vụ các hoạt động của văn phòng đại diện.
- Được phép sử dụng con dấu riêng mang tên văn phòng đại diện theo quy định pháp luật về con dấu hiện hành.
- Đại diện cho công ty mẹ theo phạm vi được ủy quyền, chẳng hạn như làm việc với cơ quan quản lý nhà nước, tiếp xúc khách hàng, đối tác hoặc ký các văn bản mang tính hành chính, hợp đồng nội bộ như thuê trụ sở, tuyển dụng nhân viên…
- Ký kết các hợp đồng phục vụ cho hoạt động của văn phòng, bao gồm hợp đồng thuê địa điểm, hợp đồng mua sắm thiết bị văn phòng, hợp đồng lao động với nhân viên.
- Tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại, xây dựng và phát triển quan hệ đối tác, góp phần hỗ trợ hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại khu vực mà văn phòng được đặt.
Tuy không có chức năng kinh doanh trực tiếp, văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc hiện diện thương mại, hỗ trợ triển khai chiến lược và bảo vệ quyền lợi của công ty mẹ tại Việt Nam.
4.2. Các nghĩa vụ pháp lý của văn phòng đại diện
Mặc dù không có chức năng kinh doanh sinh lợi, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam vẫn phải tuân thủ một loạt nghĩa vụ pháp lý trong quá trình hoạt động, bao gồm:
- Không thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam, nghĩa là không được bán hàng, cung ứng dịch vụ có thu tiền hoặc tham gia vào các giao dịch thương mại mang lại lợi nhuận.
- Chỉ được phép tiến hành các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, phát triển mối quan hệ đối tác trong phạm vi được pháp luật cho phép.
- Không được tự ý ký kết, sửa đổi hay bổ sung hợp đồng thương mại thay mặt cho công ty mẹ, trừ khi người đứng đầu văn phòng có giấy ủy quyền hợp pháp hoặc thuộc các trường hợp ngoại lệ được pháp luật quy định.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ tài chính như nộp thuế, lệ phí, và các khoản phí khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Nộp lệ phí môn bài hằng năm, trừ trường hợp được miễn theo chính sách hiện hành (chẳng hạn: không phát sinh hoạt động hành chính, không có mã số thuế riêng…).
- Thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho người lao động làm việc tại văn phòng (nếu có), đồng thời tham gia các nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo đúng quy định.
- Đăng ký thành lập và hoạt động hợp pháp, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác về tên, địa chỉ, người đứng đầu và các nội dung liên quan cho cơ quan có thẩm quyền.
- Thông báo kịp thời các thay đổi liên quan đến văn phòng đại diện, như thay đổi người đứng đầu, địa điểm trụ sở hoặc tên gọi, đến cơ quan đăng ký kinh doanh theo thời hạn quy định.
- Báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu của cơ quan chức năng về tình hình hoạt động, nhân sự và các nội dung liên quan khác.
- Tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý khác, bao gồm quy định về lao động, an toàn, phòng cháy chữa cháy, và các quy định quản lý chuyên ngành có liên quan.
Chính vì không có chức năng kinh doanh và không phát sinh doanh thu từ hoạt động mua bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ tại Việt Nam, văn phòng đại diện không được cấp mã số thuế để kê khai thuế giá trị gia tăng, và do đó không được phép xuất hóa đơn giá trị gia tăng.
4.3. Những hạn chế và giới hạn pháp lý
Pháp luật cũng quy định rõ những hành vi mà văn phòng đại diện không được thực hiện, nhằm phân biệt với chi nhánh hoặc trụ sở chính của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Không có chức năng kinh doanh độc lập, tức không được trực tiếp thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thu tiền, trừ khi được công ty mẹ ủy quyền hợp pháp và hoạt động đó không trái với mục đích thành lập văn phòng.
- Không được ký kết hợp đồng thương mại (ví dụ: hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ, vay vốn…) nhân danh công ty nếu không có giấy ủy quyền cụ thể từ công ty mẹ.
- Không được phát hành hóa đơn giá trị gia tăng, vì không phát sinh hoạt động kinh doanh tạo doanh thu.
5. Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện
Trong thực tế, văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời (mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thu phí, ký hợp đồng thương mại trực tiếp…). Tuy nhiên, văn phòng vẫn đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì sự hiện diện của doanh nghiệp tại địa phương, tạo dựng và duy trì mối quan hệ với các bên liên quan, đồng thời hỗ trợ công ty mẹ trong việc triển khai chiến lược dài hạn tại thị trường Việt Nam.
Dưới đây là một số nội dung và tình huống cụ thể minh họa cho phạm vi hoạt động thực tế của văn phòng đại diện:
5.1. Làm việc với cơ quan nhà nước
Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động làm việc hành chính, tiếp nhận văn bản, thư mời hoặc công văn từ các cơ quan chức năng.
Ví dụ thực tế:
Một văn phòng đại diện của công ty Hàn Quốc tại Hà Nội nhận được thông báo từ Sở Công Thương về một cuộc họp phổ biến quy định mới liên quan đến hoạt động quảng cáo sản phẩm nhập khẩu. Văn phòng cử cán bộ đại diện tham dự để tiếp thu thông tin, sau đó lập báo cáo chi tiết và gửi về cho trụ sở chính tại Seoul để đưa ra điều chỉnh phù hợp trong chiến lược truyền thông tại Việt Nam.
Ngoài ra, trong quá trình làm việc với chính quyền địa phương, văn phòng cũng có thể phối hợp khi có thanh tra, kiểm tra liên quan đến trụ sở làm việc, lao động, an toàn phòng cháy chữa cháy…
5.2. Tiếp nhận và xử lý thông tin tại chỗ
Văn phòng đại diện thường tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, đối tác, hoặc cơ quan báo chí và giữ vai trò là đầu mối tiếp nhận thông tin phản hồi.
Ví dụ thực tế:
Một khách hàng tại TP.HCM muốn phản ánh về chất lượng sản phẩm do công ty mẹ tại Singapore cung cấp. Thay vì liên hệ trực tiếp với trụ sở chính, họ đến văn phòng đại diện tại TP.HCM. Nhân viên tại đây tiếp nhận thông tin, lập biên bản ghi nhận, đồng thời chuyển phản ánh cho bộ phận chăm sóc khách hàng tại trụ sở chính để xử lý, kèm theo đề xuất giải pháp bước đầu nếu có.
5.3. Tổ chức sự kiện, hoạt động truyền thông và xúc tiến thương mại
Văn phòng đại diện có thể đứng ra tổ chức các hoạt động như hội thảo, hội chợ triển lãm, chương trình giới thiệu sản phẩm hoặc gặp gỡ khách hàng.
Ví dụ thực tế:
Văn phòng đại diện của một hãng mỹ phẩm Pháp tổ chức một buổi “Beauty Talk” tại Hà Nội với sự tham gia của các chuyên gia trang điểm và nhà phân phối tiềm năng. Văn phòng chuẩn bị hậu cần, thuê địa điểm, mời khách mời, đón tiếp truyền thông… nhưng mọi chi phí đều do công ty mẹ chịu. Nếu cần ký hợp đồng thuê hội trường hay mời chuyên gia, trưởng văn phòng phải có văn bản ủy quyền cụ thể từ công ty mẹ mới được ký.
5.4. Ký hợp đồng và xử lý giấy tờ khi được ủy quyền
Thông thường, văn phòng đại diện không có thẩm quyền tự ký kết hợp đồng thương mại. Tuy nhiên, nếu được công ty mẹ ủy quyền bằng văn bản rõ ràng, trưởng văn phòng hoặc người đại diện có thể thay mặt công ty mẹ ký một số hợp đồng phục vụ cho hoạt động văn phòng.
Ví dụ thực tế:
Công ty mẹ tại Hàn Quốc muốn tổ chức hội nghị khách hàng tại Đà Nẵng. Văn phòng đại diện tại Việt Nam nhận ủy quyền ký hợp đồng thuê khách sạn, hợp đồng thiết kế backdrop sự kiện và hợp đồng dịch vụ phiên dịch. Trong mọi trường hợp, hợp đồng phải ghi rõ là ký “theo ủy quyền của công ty mẹ” và kèm bản sao giấy ủy quyền hợp lệ để tránh nhầm lẫn về tư cách pháp nhân.
5.5. Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài – khác biệt và vai trò đặc thù
Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài thường được cấp phép hoạt động tại Việt Nam để thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại và hỗ trợ hoạt động của công ty mẹ mà không trực tiếp kinh doanh.
Ví dụ thực tế:
Một công ty thương mại của Nhật Bản thành lập văn phòng đại diện tại TP.HCM để nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu ngành may mặc. Nhân viên văn phòng đi khảo sát các xưởng gia công, gặp gỡ đối tác, thu thập báo giá, phân tích mức độ cạnh tranh. Sau đó, toàn bộ dữ liệu được tổng hợp và gửi về Nhật để phục vụ cho quyết định đầu tư nhà máy hoặc ký hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu. Văn phòng không được phép ký hợp đồng cung ứng hoặc đứng tên trong giao dịch mua bán hàng hóa.
5.6. Một số giới hạn thường gặp trong thực tiễn vận hành của văn phòng đại diện bao gồm:
- Không được tự mở tài khoản ngân hàng cho mục đích kinh doanh;
- Không có chức năng xuất hóa đơn VAT;
- Không trực tiếp tuyển dụng và ký hợp đồng lao động dài hạn nếu không có sự ủy quyền;
- Không được ghi nhận doanh thu hay lỗ lãi tại Việt Nam;
- Mọi nghĩa vụ thuế (như thuế môn bài) sẽ do công ty mẹ chi trả, thường được kê khai theo mã số thuế phụ thuộc.
Ví dụ thực tế:
Văn phòng đại diện của công ty Thái Lan tại Đà Nẵng có một nhân sự làm việc lâu dài. Tuy nhiên, hợp đồng lao động không do văn phòng ký mà do công ty mẹ tại Thái Lan ký kết và chuyển lương qua ngân hàng quốc tế, nhằm đảm bảo đúng quy định pháp lý về phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
6. Câu hỏi thường gặp về văn phòng đại diện
Câu 1. Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?
Văn phòng đại diện không được tự ý ký hợp đồng kinh doanh. Tuy nhiên, nếu được công ty mẹ ủy quyền hợp lệ, văn phòng có thể ký các hợp đồng phục vụ hoạt động nội bộ, như:
- Hợp đồng thuê văn phòng, thuê địa điểm tổ chức sự kiện;
- Hợp đồng dịch vụ (in ấn, truyền thông, phiên dịch…).
Không được ký các hợp đồng mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có thu phí hay đầu tư kinh doanh.
Câu 2. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?
Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân vì không đăng ký vốn điều lệ, không độc lập về tài chính, và hoạt động phụ thuộc hoàn toàn vào công ty mẹ. Mọi nghĩa vụ pháp lý, tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đều do công ty mẹ chịu trách nhiệm.
Câu 3. Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn không?
Văn phòng đại diện không được phép xuất hóa đơn vì không thực hiện hoạt động kinh doanh, không phát sinh doanh thu và không có mã số thuế riêng dùng cho giao dịch mua bán. Nếu có phát sinh nghĩa vụ thuế hoặc giao dịch tài chính, tất cả sẽ do công ty mẹ thực hiện.
