Tư vấn qua zalo
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc doanh nghiệp, không trực tiếp thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi nhuận. Tuy nhiên, nhiều tổ chức và cá nhân vẫn còn băn khoăn văn phòng đại diện có phải kê khai thuế không, và nếu có thì kê khai những loại thuế nào, theo quy trình nào. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết và cập nhật theo quy định pháp luật mới nhất, giúp bạn hiểu rõ nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Nếu bạn đang tìm hiểu văn phòng đại diện có phải kê khai thuế không, hãy tiếp tục theo dõi để có câu trả lời chính xác và đầy đủ nhất.
1. Văn phòng đại diện là gì? Có nghĩa vụ thuế không?
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN LÀ GÌ?
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp, không thực hiện hoạt động kinh doanh.
VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÓ NGHĨA VỤ THUẾ KHÔNG?
Dù không trực tiếp tạo doanh thu hay lợi nhuận, VPĐD vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ thuế. Lý do là vì trong quá trình hoạt động, văn phòng đại diện vẫn sử dụng lao động, mặt bằng, dịch vụ,… và có thể phải kê khai, nộp một số loại thuế như thuế môn bài, thuế thu nhập cá nhân (nếu có nhân sự), hoặc kê khai thuế thay cho công ty mẹ trong một số trường hợp đặc biệt.
2. Văn phòng đại diện có phải kê khai thuế không?
Mặc dù văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, theo quy định pháp luật hiện hành, trong một số trường hợp nhất định, văn phòng đại diện vẫn phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế. Quy định này được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư 80/2021/TT-BTC và Nghị định 126/2020/NĐ-CP – hai văn bản pháp luật quan trọng hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế.
2.1. Các trường hợp văn phòng đại diện phải kê khai thuế
Dưới đây là các trường hợp phổ biến mà văn phòng đại diện (VPĐD) cần thực hiện kê khai thuế, dù không có hoạt động kinh doanh:
Thứ nhất, Phát sinh chi phí hoạt động (như lương nhân viên, chi phí thuê văn phòng, điện nước, dịch vụ…)
- Theo Điểm a, Khoản 3, Điều 7 Thông tư 80/2021/TT-BTC, trường hợp văn phòng đại diện có phát sinh chi phí thì phải kê khai thuế, kể cả khi không phát sinh doanh thu.
- Tuy nhiên, nếu không phát sinh thuế phải nộp, văn phòng vẫn phải nộp tờ khai thuế theo kỳ.
Thứ hai, Có nhân viên, chi trả thu nhập qua tài khoản văn phòng
- Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân và hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, nếu văn phòng đại diện trực tiếp trả lương hoặc các khoản thu nhập chịu thuế cho người lao động, thì phải: Đăng ký mã số thuế đơn vị phụ thuộc; Khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN theo tháng hoặc quý; Mẫu tờ khai: 05/KK-TNCN.
Thứ ba, Kê khai nhưng không phải nộp
- Trong nhiều trường hợp, văn phòng đại diện thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế định kỳ nhưng không phát sinh số thuế phải nộp (ví dụ: không có chi trả thu nhập chịu thuế, không phát sinh thuế GTGT…).
- Những trường hợp này vẫn cần nộp tờ khai thuế “trắng” đúng thời hạn để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
2.2. Văn phòng đại diện không phát sinh giao dịch – có cần kê khai?
Trường hợp không hoạt động vẫn phải kê khai
- Theo Khoản 2, Điều 44 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp hoặc đơn vị phụ thuộc (gồm cả văn phòng đại diện) vẫn phải nộp tờ khai thuế định kỳ, kể cả khi không phát sinh nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp được miễn khai.
- Việc không nộp tờ khai đúng hạn có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính, dù không có số thuế phải nộp.
Mẫu tờ khai định kỳ thường gặp:
- 05/KK-TNCN: Tờ khai thuế thu nhập cá nhân theo quý/tháng.
- 01/MBAI: Tờ khai lệ phí môn bài (nộp 1 lần đầu năm hoặc khi mới thành lập).
Trường hợp được miễn hoàn toàn kê khai
- Theo Khoản 3, Điều 7 Thông tư 80/2021/TT-BTC, văn phòng đại diện được miễn kê khai thuế nếu: Không phát sinh thu nhập chịu thuế; Không chi trả thu nhập; Không sử dụng hóa đơn; Không phát sinh hoạt động cần kê khai theo quy định pháp luật.
3. Hướng dẫn kê khai thuế cho văn phòng đại diện
Dù không thực hiện hoạt động kinh doanh, văn phòng đại diện vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế nếu có sử dụng lao động, phát sinh chi phí hoặc được cấp mã số thuế. Vậy văn phòng đại diện kê khai thuế như thế nào? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về các loại tờ khai, công cụ và quy trình thực hiện.
Các mẫu tờ khai cần sử dụng khi kê khai thuế cho văn phòng đại diện:
- Tờ khai lệ phí môn bài – Mẫu 01/MBAI
Áp dụng khi văn phòng đại diện được thành lập hoặc vào đầu năm tài chính.
Hạn nộp: Trước ngày 30/01 hàng năm hoặc trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. - Tờ khai thuế thu nhập cá nhân – Mẫu 05/KK-TNCN
Dành cho văn phòng đại diện có chi trả lương, thưởng, phụ cấp cho người lao động.
Kỳ kê khai: Theo tháng hoặc quý tùy thuộc vào doanh thu năm liền kề của doanh nghiệp mẹ.
Kênh kê khai và công cụ hỗ trợ kê khai thuế cho văn phòng đại diện:
- Cổng thông tin Thuế điện tử (eTax): https://thuedientu.gdt.gov.vn
Sử dụng để kê khai, nộp thuế và theo dõi thông báo từ cơ quan thuế. - Phần mềm HTKK của Tổng cục Thuế:
Dùng để lập tờ khai, xuất file XML và nộp qua cổng eTax. Phù hợp với các đơn vị có nhiều loại tờ khai hoặc kê khai định kỳ.
Kỳ hạn kê khai thuế cho văn phòng đại diện:
- Thuế TNCN:
Kê khai theo tháng nếu doanh nghiệp mẹ có doanh thu trên 50 tỷ đồng; theo quý nếu doanh thu dưới 50 tỷ đồng. - Lệ phí môn bài:
Nộp 1 lần/năm. Nếu văn phòng thành lập sau ngày 01/7, được miễn lệ phí cho năm đó.
Quy trình kê khai thuế cho văn phòng đại diện và lưu trữ hồ sơ:
- Lập tờ khai bằng phần mềm HTKK hoặc nhập trực tiếp trên cổng eTax.
- Ký điện tử và gửi tờ khai qua hệ thống eTax.
- Thực hiện nộp thuế (nếu có) qua ngân hàng hoặc tài khoản điện tử tích hợp.
- Lưu giữ hồ sơ điện tử hoặc bản in tờ khai theo quy định của Luật Kế toán (tối thiểu 10 năm).
4. Mức phạt nếu không kê khai thuế đúng quy định
Văn phòng đại diện dù không có hoạt động kinh doanh vẫn phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế đúng hạn theo quy định. Nếu không kê khai hoặc kê khai sai, chậm, có thể bị xử phạt theo các mức sau:
Phạt do chậm nộp tờ khai thuế
Theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
| Thời gian chậm nộp | Mức phạt |
| Từ 01 – 05 ngày (có tình tiết giảm nhẹ) | Cảnh cáo |
| Từ 01 – 10 ngày | 2.000.000 – 5.000.000 đồng |
| Trên 10 đến 20 ngày | 5.000.000 – 8.000.000 đồng |
| Trên 20 đến 30 ngày | 8.000.000 – 15.000.000 đồng |
| Trên 30 đến 90 ngày | 15.000.000 – 25.000.000 đồng |
| Quá 90 ngày nhưng không phát sinh thuế | 8.000.000 – 15.000.000 đồng |
Lưu ý: Nếu kê khai “trắng” nhưng không nộp đúng hạn vẫn bị xử phạt như trường hợp chậm nộp.
Phạt do không kê khai hoặc kê khai sai
- Không nộp tờ khai thuế dẫn đến trốn thuế hoặc che giấu nghĩa vụ thuế: phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn (Điều 17 Nghị định 125/2020).
- Kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp: phạt 20% số thuế thiếu, đồng thời tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số tiền thiếu.
Gợi ý cách hạn chế rủi ro
- Thường xuyên kiểm tra lịch nộp tờ khai định kỳ (theo tháng/quý).
- Kê khai đúng mẫu và đúng kỳ dù không phát sinh thuế phải nộp.
- Lưu giữ hồ sơ điện tử và biên lai nộp tờ khai để tránh tranh chấp khi bị thanh tra thuế.
Việc kê khai thuế cho văn phòng đại diện tuy không quá phức tạp nhưng cần thực hiện đúng quy định để tránh bị xử phạt không đáng có. Nếu bạn chưa rõ trường hợp của mình có phải kê khai hay không, hãy liên hệ Alpha Legal để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ thủ tục nhanh chóng, chính xác.
5. Câu hỏi thường gặp
Câu 1. Văn phòng đại diện không có doanh thu thì có cần kê khai thuế không?
Có thể có.
Mặc dù văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không phát sinh doanh thu, nhưng vẫn phải kê khai thuế trong các trường hợp sau:
- Có phát sinh chi phí như: lương nhân viên, thuê văn phòng, điện nước, v.v.
- Có chi trả thu nhập cho người lao động → phải khấu trừ và kê khai thuế TNCN.
- Có đăng ký mã số thuế và đang hoạt động → vẫn phải nộp tờ khai thuế “trắng” nếu không phát sinh số thuế phải nộp.
Nếu không thuộc các trường hợp trên (không hoạt động, không chi trả, không phát sinh), thì có thể được miễn khai, theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Câu 2. Nếu kê khai sai thì sửa thế nào?
Bạn có thể lập và gửi tờ khai bổ sung, theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019:
- Truy cập cổng Thuế điện tử (eTax) hoặc phần mềm HTKK, chọn “Tờ khai bổ sung”.
- Ghi rõ lý do điều chỉnh và chỉ tiêu bị sai.
- Nộp lại tờ khai điều chỉnh/bổ sung kèm phụ lục giải trình nếu cần.
Nếu kê khai sai làm thiếu số thuế phải nộp, cần nộp ngay phần chênh lệch và có thể bị phạt 20% số tiền thiếu + tiền chậm nộp.
Câu 3. Có thể ủy quyền cho kế toán khai thay không?
Có.
Văn phòng đại diện được phép ủy quyền cho người khác (kế toán nội bộ, công ty dịch vụ kế toán) kê khai và nộp thuế thay, theo quy định tại:
- Luật Quản lý thuế 2019, Điều 16 về quyền của người nộp thuế;
- Cần có văn bản ủy quyền hợp pháp (có thể là hợp đồng, giấy ủy quyền có chữ ký người đại diện).
Ngoài ra, người khai thay cần có chữ ký số của văn phòng đại diện hoặc chữ ký số của đơn vị được ủy quyền (nếu được cơ quan thuế chấp thuận).
