Hàn Quốc là một trong những đối tác thương mại quan trọng của Việt Nam, đồng thời là thị trường đầy tiềm năng trong lĩnh vực tiêu dùng, công nghệ và đầu tư. Việc thành lập văn phòng đại diện tại Hàn Quốc không chỉ giúp doanh nghiệp Việt tăng cường sự hiện diện mà còn mở ra nhiều cơ hội hợp tác chiến lược. Tuy nhiên, thủ tục pháp lý tại đây đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc và chuẩn bị kỹ lưỡng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ điều kiện, quy trình và lưu ý quan trọng để triển khai mô hình này hiệu quả và hợp pháp.
1. Cơ sở pháp lý khi thành lập văn phòng đại diện tại Hàn Quốc
Việc thành lập văn phòng đại diện tại Hàn Quốc được điều chỉnh bởi Luật Xúc tiến đầu tư nước ngoài (Foreign Investment Promotion Act – FIPA) và các quy định hướng dẫn của Bộ Kinh tế và Tài chính Hàn Quốc. Ngoài ra, Cơ quan Xúc tiến Thương mại và Đầu tư Hàn Quốc (KOTRA) và Bộ Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMBA) đóng vai trò hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài trong quá trình thực hiện thủ tục.
Văn phòng đại diện là mô hình pháp lý không có tư cách pháp nhân riêng, không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lời mà chỉ được phép đại diện về mặt thông tin, tiếp thị, nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại cho công ty mẹ.
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu cử nhân sự làm việc tại Hàn Quốc, việc xin visa phù hợp như D-7 (Intra-Company Transfer) là bắt buộc và thuộc sự điều chỉnh của Cục Xuất nhập cảnh Hàn Quốc theo Luật Di trú và Luật Lao động.
2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện tại Hàn Quốc
Để được phép thành lập văn phòng đại diện tại Hàn Quốc, doanh nghiệp Việt cần đảm bảo các điều kiện cơ bản sau:
- Doanh nghiệp mẹ phải đang hoạt động hợp pháp, liên tục và ổn định ít nhất 1 năm tại Việt Nam.
- Có tài liệu chứng minh năng lực tài chính, như báo cáo tài chính đã kiểm toán gần nhất.
- Văn phòng đại diện không được phát sinh doanh thu hay thực hiện các hoạt động bán hàng, mà chỉ được phép quảng bá thương hiệu, tìm kiếm cơ hội kinh doanh, thu thập thông tin thị trường.
- Phải có địa chỉ hoạt động hợp pháp tại Hàn Quốc và người đại diện thường trú hợp pháp tại Hàn Quốc (có visa phù hợp nếu là người nước ngoài).
3. Quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Hàn Quốc
Việc thành lập văn phòng đại diện tại Hàn Quốc có thể được thực hiện thông qua các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ của công ty mẹ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, điều lệ công ty, báo cáo tài chính gần nhất, bản sao hộ chiếu và lý lịch của người đứng đầu văn phòng đại diện. Tất cả tài liệu phải được dịch sang tiếng Hàn và công chứng hợp pháp hóa lãnh sự.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký tại Ngân hàng Hàn Quốc (Bank of Korea)
Vì văn phòng đại diện không có mã số đăng ký kinh doanh như công ty hoặc chi nhánh, doanh nghiệp cần đăng ký văn phòng đại diện với Ngân hàng Hàn Quốc để được cấp mã số xác nhận hoạt động thương mại (Foreign Exchange Transaction Number).
Bước 3: Mở tài khoản ngân hàng và thuê địa điểm
Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng tại Hàn Quốc để thực hiện các giao dịch cần thiết, đồng thời thuê địa điểm văn phòng và ký hợp đồng thuê nhà theo đúng quy định pháp luật địa phương.
Bước 4: Xin visa làm việc cho người đại diện (nếu là người Việt)
Trong trường hợp người đứng đầu văn phòng là người Việt Nam, cần nộp hồ sơ xin visa D-7. Hồ sơ bao gồm thư bổ nhiệm từ công ty mẹ, hồ sơ tài chính, bằng cấp và kinh nghiệm làm việc.
Bước 5: Báo cáo hoạt động định kỳ
Sau khi thành lập, văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo định kỳ các hoạt động của mình cho cơ quan quản lý Hàn Quốc, đồng thời cập nhật thông tin nếu có thay đổi về người đại diện, địa chỉ, hoặc mục tiêu hoạt động.
4. Những sai lầm thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện tại Hàn Quốc
Một số sai lầm phổ biến doanh nghiệp Việt thường gặp gồm:
- Hiểu sai mô hình hoạt động: Văn phòng đại diện không được phép bán hàng hay ký kết hợp đồng thương mại, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn lầm tưởng đây là mô hình có chức năng kinh doanh.
- Không chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn: Hồ sơ cần dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy trình pháp lý Hàn Quốc – thiếu sót nhỏ có thể khiến hồ sơ bị từ chối.
- Chưa rõ về thủ tục xin visa: Việc cử người sang Hàn Quốc làm việc cần được thực hiện đúng trình tự và loại visa tương ứng. Xin sai loại visa hoặc thiếu giấy tờ sẽ dẫn đến việc bị từ chối nhập cảnh.
- Không thực hiện nghĩa vụ báo cáo định kỳ: Nhiều văn phòng sau khi được cấp phép lại không duy trì hoạt động báo cáo thường niên, dẫn đến rủi ro bị chấm dứt hoạt động hoặc bị xử phạt hành chính.
5. Dịch vụ hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện tại Hàn Quốc của Alpha Legal
Alpha Legal cung cấp dịch vụ trọn gói thành lập văn phòng đại diện tại Hàn Quốc, bao gồm:
- Tư vấn mô hình hoạt động phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp;
- Chuẩn bị, dịch thuật, hợp pháp hóa hồ sơ;
- Đăng ký tại Ngân hàng Hàn Quốc và hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng;
- Hỗ trợ xin visa D-7 cho nhân sự người Việt;
- Tư vấn thuê văn phòng, đăng ký địa chỉ hợp pháp;
- Hướng dẫn nghĩa vụ báo cáo định kỳ, quản trị rủi ro pháp lý.
Với đội ngũ chuyên gia am hiểu pháp luật Hàn Quốc và kinh nghiệm thực chiến từ các thị trường quốc tế, Alpha Legal cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trên từng bước phát triển tại thị trường Đông Bắc Á tiềm năng này.
6. Câu hỏi thường gặp
câu 1. Văn phòng đại diện tại Hàn Quốc có được kinh doanh không?
Không. Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các hoạt động hỗ trợ như nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại – không được phép ký hợp đồng hay tạo doanh thu.
Câu 2. Có bắt buộc phải xin visa làm việc cho người đứng đầu văn phòng không?
Có, nếu người đó không phải là công dân Hàn Quốc hoặc không cư trú hợp pháp. Visa phù hợp là D-7 (cho cán bộ chuyển công tác nội bộ).
Câu 3. Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân tại Hàn Quốc không?
Không. Đây là đơn vị phụ thuộc công ty mẹ và không có tư cách pháp nhân riêng.
Câu 4. Có cần báo cáo tài chính không?
Không bắt buộc báo cáo tài chính như doanh nghiệp thường, nhưng phải nộp báo cáo hoạt động định kỳ cho cơ quan chức năng.
