Thủ Tục Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài Như Thế Nào?

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam đang trở thành lựa chọn chiến lược cho nhiều doanh nghiệp quốc tế trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng với nền kinh tế toàn cầu. Nếu bạn đang tìm hiểu thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài một cách bài bản và đúng quy định, bài viết dưới đây của Alpha Legal sẽ là kim chỉ nam dành cho bạn.

1. Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài Là Gì?

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam nhằm thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại. Điều quan trọng cần lưu ý là văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp như ký kết hợp đồng hay xuất hóa đơn.

Trong năm 2025, với đà tăng trưởng kinh tế mạnh mẽ và lợi thế từ các hiệp định thương mại tự do (FTA), ngày càng nhiều tập đoàn đa quốc gia lựa chọn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam để thăm dò thị trường, xây dựng quan hệ đối tác và quảng bá thương hiệu.

Văn phòng đại diện đóng vai trò như một cầu nối hiệu quả giữa công ty mẹ và thị trường Việt Nam, tạo nền tảng cho việc mở rộng đầu tư lâu dài trong tương lai.

2. Cơ Sở Pháp Lý Điều Chỉnh Hoạt Động Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài

2.1. Các Văn Bản Pháp Luật Liên Quan

Việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được quy định và điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật chính sau đây:

• Nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ: Đây là văn bản pháp lý chuyên biệt quy định chi tiết về điều kiện, hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp giấy phép thành lập và hoạt động của văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Luật Thương mại 2005, đặc biệt từ Điều 6 đến Điều 9: Là nền tảng pháp lý xác định quyền hoạt động thương mại tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài, bao gồm việc mở văn phòng đại diện.

Các văn bản này là căn cứ pháp lý quan trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục xin cấp phép. Do đó, doanh nghiệp nước ngoài nên nắm vững hoặc tham khảo ý kiến từ đơn vị tư vấn pháp lý để tránh sai sót trong quá trình thực hiện.

2.2. Cơ Quan Có Thẩm Quyền Cấp Giấy Phép

Việc cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện bởi hai cấp cơ quan có thẩm quyền, tùy theo phạm vi và lĩnh vực hoạt động của thương nhân nước ngoài:

Lưu ý: Nếu lĩnh vực có yếu tố đặc biệt hoặc cần thẩm định sâu như ngân hàng, bảo hiểm, giáo dục, du lịch,… bạn nên liên hệ ngay tới Alpha Legal để được hỗ trợ xác định cơ quan có thẩm quyền chính xác ngay từ đầu để tránh mất thời gian và chi phí không cần thiết.

3. Điều Kiện Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài

Để được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, công ty mẹ cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Được thành lập và hoạt động hợp pháp theo pháp luật nước sở tại;
• Đã hoạt động tối thiểu 01 năm tính từ ngày đăng ký kinh doanh;
• Không bị xử phạt vi phạm nghiêm trọng trong vòng 12 tháng gần nhất;
• Không đang trong tình trạng phá sản, giải thể tại thời điểm nộp hồ sơ;
• Ngành nghề dự kiến hoạt động tại văn phòng đại diện không vi phạm pháp luật Việt Nam và không nằm trong danh mục ngành nghề bị hạn chế tiếp cận thị trường (theo các cam kết quốc tế).

Lưu ý: Việc sử dụng thông tin công ty mẹ giả mạo hoặc không trung thực sẽ bị từ chối cấp phép và có thể bị xử lý theo pháp luật.

4. Quy Trình Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài

Việc thành lập văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam trải qua các bước chính cụ thể như sau: 

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép (theo mẫu của Bộ Công Thương);

• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ;

• Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện;

• Bản sao hộ chiếu/CCCD của người đứng đầu;

• Tài liệu về địa điểm đặt trụ sở văn phòng (hợp đồng thuê + giấy tờ chứng minh quyền sở hữu);

• Báo cáo tài chính năm gần nhất của công ty mẹ (có kiểm toán hoặc xác nhận của cơ quan thuế).

Lưu ý: Tất cả tài liệu nước ngoài trong hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, công chứng đúng quy định pháp luật Việt Nam.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài gồm các loại giấy tờ như trên tại Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng hoặc Bộ Công Thương (nếu thuộc trường hợp đặc biệt) bằng hình thức trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính/cổng thông tin điện tử (nếu địa phương có hỗ trợ). Đây là một phần quan trọng trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài.

Bước 3: Nhận kết quả xử lý
Hồ sơ sẽ được xử lý trong vòng tối đa 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ cần bổ sung: cơ quan cấp phép sẽ thông báo bằng văn bản trong vòng 03 ngày làm việc. Và kết quả doanh nghiệp nhận được là giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài.

Lưu ý: Sau khi được cấp giấy phép, văn phòng đại diện phải thực hiện các bước tiếp theo trong thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài như: khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, mở tài khoản ngân hàng, kê khai thuế môn bài, v.v…

5. Các Sai Lầm Thường Gặp Khi Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài

Trong quá trình hỗ trợ khách hàng thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, Alpha Legal nhận thấy có một số lỗi phổ biến mà thương nhân nước ngoài thường gặp – và nếu không xử lý đúng cách, các lỗi này có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc thậm chí từ chối cấp phép.

Đầu tiên là việc chưa hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy định các tài liệu cần thiết của công ty mẹ như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính hay quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng. Thiếu sót bước này sẽ khiến hồ sơ không hợp lệ và bị yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý.

Một lỗi nghiêm trọng khác là công ty mẹ chưa đủ điều kiện hoạt động tối thiểu 1 năm tính đến thời điểm nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài. Trong trường hợp này, phương án tối ưu nhất là chờ đủ thời hạn hoặc lựa chọn hợp tác với một đơn vị tại Việt Nam để triển khai hoạt động kinh doanh trước.

Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp lựa chọn người đứng đầu văn phòng đại diện không đáp ứng đủ tư cách pháp lý, chẳng hạn như người không có giấy tờ cư trú hợp pháp tại Việt Nam hoặc đang bị hạn chế xuất nhập cảnh. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến khả năng cấp phép mà còn có thể gây rắc rối về mặt quản trị nội bộ.

Rất nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng thuê văn phòng mà không kiểm tra kỹ tình trạng pháp lý của toà nhà, dẫn đến việc địa điểm không đủ điều kiện (ví dụ: nằm trong khu dân cư không được phép hoạt động thương mại, thiếu giấy phép xây dựng…).

Do hệ thống pháp lý Việt Nam có những đặc thù riêng và yêu cầu về giấy tờ rất chi tiết, một số doanh nghiệp chọn tự chuẩn bị và nộp hồ sơ dễ dẫn đến sai sót. Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng thủ tục ngay từ đầu, việc hợp tác với đơn vị uy tín như Alpha Legal là giải pháp tối ưu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

6. Dịch Vụ Hỗ Trợ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Công Ty Nước Ngoài Tại Alpha Legal

Alpha Legal tự hào là đơn vị uy tín đồng hành cùng hàng trăm thương nhân nước ngoài trong việc lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam.

Ưu điểm của Alpha Legal:

• Đội ngũ chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm;
• Quy trình hỗ trợ nhanh gọn, trọn gói từ A-Z;
• Tư vấn tận tình, cam kết đúng pháp luật

Chúng tôi không chỉ xử lý hồ sơ, mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình vận hành văn phòng tại Việt Nam.

Việc thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tiếp cận thị trường mới một cách an toàn và hiệu quả. Tuy nhiên, việc thực hiện đúng thủ tục và đáp ứng đủ điều kiện pháp lý là điều không thể chủ quan.

Nếu bạn đang tìm kiếm sự hỗ trợ chuyên nghiệp và đáng tin cậy, đừng ngần ngại liên hệ Alpha Legal để được tư vấn miễn phí và đồng hành trọn gói.