Hướng dẫn hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Thành lập văn phòng đại diện là giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi muốn mở rộng phạm vi hoạt động, xây dựng hình ảnh thương hiệu nhưng chưa cần triển khai hoạt động kinh doanh trực tiếp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn còn lúng túng về điều kiện, thủ tục và những quy định pháp lý liên quan đến việc đăng ký văn phòng đại diện. Trong bài viết này, Alpha Legal sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình, chi phí và những lưu ý quan trọng để việc thành lập văn phòng đại diện diễn ra nhanh chóng, đúng luật và hiệu quả.

Văn phòng đại diện là gì? 

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập nhằm thực hiện chức năng đại diện theo ủy quyền, bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp, cũng như duy trì hoạt động liên lạc, giao dịch với đối tác, khách hàng. Theo quy định pháp luật, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, không phát sinh doanh thu, mà chủ yếu đóng vai trò cầu nối giữa doanh nghiệp và thị trường.

Chức năng chính của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện được thành lập nhằm phục vụ các mục đích sau:

• Đại diện cho doanh nghiệp trong việc giao dịch, làm việc với đối tác, khách hàng, cơ quan nhà nước.
• Thực hiện hoạt động nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại, quảng bá thương hiệu.
• Hỗ trợ, giám sát hoạt động của doanh nghiệp tại địa bàn đặt văn phòng.
• Là đầu mối liên lạc, không trực tiếp thực hiện hoạt động sinh lợi.

Khi nào cần thành lập văn phòng đại diện?

Thành lập văn phòng đại diện là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp trong nhiều trường hợp thực tế, đặc biệt khi cần hiện diện tại một khu vực mới nhưng chưa muốn triển khai hoạt động kinh doanh trực tiếp. Cụ thể:

Mở rộng thị trường tại địa phương mới

Doanh nghiệp đang hoạt động ổn định tại một tỉnh, thành phố nhưng muốn tìm hiểu cơ hội kinh doanh tại khu vực khác có thể thành lập văn phòng đại diện để: Nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng, đối thủ cạnh tranh, kênh phân phối…; Tiếp cận nhà đầu tư, nhà cung cấp địa phương; Đánh giá tiềm năng trước khi quyết định mở chi nhánh hoặc nhà máy sản xuất

Ví dụ: Công ty sản xuất đồ uống tại TP.HCM mở văn phòng đại diện tại Đà Nẵng để khảo sát nhu cầu và tìm đại lý phân phối khu vực miền Trung. Thực hiện hoạt động tiếp thị, truyền thông và xúc tiến thương mại.

Văn phòng đại diện là nơi triển khai các hoạt động quảng bá sản phẩm, tổ chức hội thảo, trưng bày – mà không cần phải phát sinh doanh thu tại địa phương đó.

Ví dụ: Một thương hiệu mỹ phẩm có văn phòng đại diện tại Hà Nội để tổ chức workshop làm đẹp, làm việc với KOLs và truyền thông, hỗ trợ bán hàng trực tuyến toàn quốc.

Hỗ trợ khách hàng và duy trì giao dịch tại địa phương

Doanh nghiệp cần có điểm liên hệ thường trực để: Tiếp nhận thông tin, phản hồi từ khách hàng; Hướng dẫn sử dụng sản phẩm, xử lý bảo hành; Hỗ trợ ký kết hợp đồng, trao đổi giấy tờ – mà không cần thực hiện hoạt động thương mại tại chỗ.

Ví dụ: Doanh nghiệp cung cấp phần mềm mở văn phòng đại diện tại Cần Thơ để hỗ trợ khách hàng miền Tây, trong khi hoạt động chính vẫn đặt tại TP.HCM.

Đại diện pháp lý của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Đối với thương nhân nước ngoài chưa có pháp nhân tại Việt Nam, văn phòng đại diện là hình thức được pháp luật cho phép để: Hiện diện hợp pháp; Làm đầu mối giao dịch, ký kết, liên hệ cơ quan chức năng; Thực hiện hoạt động nghiên cứu, kết nối thương mại

Ví dụ: Một công ty thương mại quốc tế đặt văn phòng đại diện tại Hà Nội để gặp gỡ đối tác, giới thiệu sản phẩm và tìm nhà nhập khẩu.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

Để quá trình thành lập văn phòng đại diện diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện pháp lý cơ bản để hạn chế tối đa rủi ro hồ sơ bị trả lại hoặc phải điều chỉnh nhiều lần.

Điều kiện về tên văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện phải được đặt đúng quy định của Luật Doanh nghiệp. Cụ thể:

• Tên phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
• Không được sử dụng các cụm từ như “công ty”, “doanh nghiệp” trong phần tên riêng của văn phòng đại diện.
• Tên có thể được viết bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt, nhưng phải đảm bảo rõ ràng, không gây nhầm lẫn.

Ví dụ: Văn phòng đại diện Công ty TNHH An Thịnh Phát tại Hà Nội.

Điều kiện về địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện

Địa chỉ đăng ký văn phòng đại diện phải cụ thể, rõ ràng và hợp pháp, bao gồm đầy đủ: số nhà, tên đường (hoặc thôn, xóm), phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố.

Lưu ý quan trọng:

• Không được đặt văn phòng đại diện tại căn hộ chung cư dùng để ở hoặc nhà tập thể.
• Địa chỉ phải có khả năng chứng minh quyền sử dụng hợp pháp khi cơ quan chức năng yêu cầu.

Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện

Doanh nghiệp cần chỉ định người đứng đầu văn phòng đại diện và cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân theo quy định, bao gồm:

• Họ tên, địa chỉ thường trú và chỗ ở hiện tại (ghi rõ theo giấy tờ tùy thân).
• Bản sao công chứng CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực, thường không quá 6 tháng.

Người đứng đầu văn phòng đại diện có trách nhiệm đại diện cho doanh nghiệp trong phạm vi được ủy quyền, nhưng không được thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

Để thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật. 

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định, ghi rõ thông tin doanh nghiệp, địa chỉ văn phòng và người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Quyết định và biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện, cụ thể:
  • Quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần;
  • Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh;
  • Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên.
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, nêu rõ quyền và trách nhiệm được giao.
• Bản sao công chứng CCCD hoặc hộ chiếu của người đứng đầu văn phòng đại diện (còn hiệu lực).
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ trong trường hợp người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao công chứng CCCD hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền 

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện theo quy định

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện hiện nay tương đối đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện đúng trình tự theo quy định là có thể hoàn tất trong thời gian ngắn. Cụ thể, quy trình gồm 3 bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Doanh nghiệp tiến hành chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định, bao gồm các giấy tờ pháp lý, quyết định thành lập và thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện như đã nêu ở phần trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt văn phòng đại diện. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba hình thức nộp hồ sơ sau:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh;
• Nộp qua dịch vụ bưu chính (VNPost);
• Nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Bước 3: Nhận kết quả giải quyết hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành xem xét và phản hồi kết quả:

• Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung để doanh nghiệp hoàn thiện và nộp lại.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, thủ tục thành lập văn phòng đại diện thường phức tạp hơn do liên quan đến điều kiện đầu tư và phạm vi hoạt động. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng.

Lỗi thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện và cách tránh

• Đặt sai tên văn phòng đại diện
  Lỗi: Nhiều doanh nghiệp đặt tên văn phòng đại diện không đúng quy định, như không kèm cụm từ “Văn phòng đại diện” hoặc trùng tên với các đơn vị khác.
  Cách tránh: Đảm bảo tên văn phòng đại diện phải có cụm từ “Văn phòng đại diện” kèm theo tên doanh nghiệp mẹ. Trước khi đăng ký, nên tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tránh trùng lặp.
• Hồ sơ thiếu hợp pháp hóa lãnh sự
  Lỗi: Khi thương nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, hồ sơ thường thiếu tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự theo yêu cầu.
  Cách tránh: Các tài liệu nước ngoài như Giấy phép kinh doanh, tài liệu xác nhận hoạt động… phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và công chứng theo quy định. Nên chuẩn bị hồ sơ sớm để tránh kéo dài thời gian xử lý.
• Không khai báo thuế ban đầu đúng thời hạn
  Lỗi: Sau khi được cấp giấy phép hoạt động, nhiều văn phòng đại diện không thực hiện thủ tục đăng ký thuế, khai báo mã số thuế hoặc mở tài khoản ngân hàng đúng thời hạn.
  Cách tránh: Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu hoạt động, văn phòng đại diện cần khai báo thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý. Nên lập kế hoạch công việc ngay sau khi nhận giấy phép để không bỏ sót thủ tục.
• Không công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia
  Lỗi: Một số doanh nghiệp quên công bố nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia, dẫn đến bị xử phạt hành chính.
  Cách tránh: Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, phải công bố nội dung đăng ký trong vòng 30 ngày trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Có thể ủy quyền cho dịch vụ pháp lý thực hiện nếu không quen quy trình.

Thời gian, chi phí và lệ phí nhà nước

Hạng mục	Chi tiết	Thời gian xử lý	Chi phí tham khảo
1. Thời gian xử lý hồ sơ	Sau khi nộp đủ hồ sơ hợp lệ	3 – 7 ngày làm việc	–
2. Lệ phí nhà nước	Mức lệ phí nộp tại Sở Công Thương địa phương	Khi nộp hồ sơ	300.000 – 1.000.000 VNĐ
3. Hợp pháp hóa lãnh sự & công chứng	Với tài liệu từ nước ngoài (giấy phép kinh doanh…)	3 – 10 ngày (tùy quốc gia)	1.000.000 – 3.000.000 VNĐ
4. Phí dịch vụ (nếu thuê công ty)	Gồm: tư vấn, soạn hồ sơ, đại diện nộp hồ sơ, công bố, khai báo thuế ban đầu	7 – 10 ngày làm việc	5.000.000 – 10.000.000 VNĐ
5. Phí dịch thuật	Dịch giấy phép, tài liệu sang tiếng Việt có công chứng	1 – 3 ngày (tùy độ dài)	150.000 – 300.000 VNĐ/trang

Lưu ý quan trọng:

• Thời gian và chi phí có thể thay đổi tùy địa phương và khối lượng hồ sơ.
• Nên kiểm tra trực tiếp với Sở Công Thương địa phương hoặc liên hệ dịch vụ pháp lý uy tín để được báo giá và hỗ trợ cụ thể.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói

Alpha Legal chuyên cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Chúng tôi cam kết uy tín – bảo mật – nhanh chóng, giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục đúng pháp luật, không mất thời gian tự xử lý.

Lợi Ích Khi Thuê Dịch Vụ Trọn Gói Tại Alpha Legal:

• Tư vấn toàn diện: Từ điều kiện pháp lý, chuẩn bị hồ sơ, đến lựa chọn địa điểm đặt văn phòng phù hợp.
• Soạn hồ sơ chính xác: Hồ sơ được kiểm tra và hoàn thiện đúng quy định pháp luật Việt Nam, hạn chế tối đa việc bị trả hồ sơ.
• Thay mặt làm việc với cơ quan nhà nước: Đại diện nộp hồ sơ, theo dõi tiến trình, nhận kết quả và bàn giao tận tay khách hàng.
• Hỗ trợ hậu đăng ký: Khai báo thuế ban đầu, công bố thông tin doanh nghiệp, mở tài khoản ngân hàng nếu cần.
• Bảo mật thông tin tuyệt đối: Tất cả tài liệu và dữ liệu doanh nghiệp đều được lưu trữ an toàn, đúng tiêu chuẩn pháp lý.

Alpha Legal cam kết hoàn tất thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong vòng 5–7 ngày làm việc (kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ), đảm bảo khách hàng nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động do Sở Công Thương cấp. Chúng tôi hỗ trợ tư vấn pháp lý miễn phí trọn đời trong suốt quá trình hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam. Mọi chi phí đều minh bạch, không phát sinh, có bảng giá rõ ràng, hợp đồng minh bạch, và hóa đơn đầy đủ.

Câu hỏi thường gặp