Bạn có biết, để một trung tâm ngoại ngữ được hoạt động hợp pháp thì xin giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ là yêu cầu bắt buộc? Bài viết này sẽ tổng hợp cho bạn những thông tin quan trọng để quá trình xin giấy phép diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đúng quy định.
Giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ là gì?
Giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ là văn bản do Sở Giáo dục và Đào tạo cấp, cho phép trung tâm được tổ chức giảng dạy, tuyển sinh và hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Không có giấy phép này, trung tâm dù có cơ sở vật chất, giáo viên hay học viên vẫn bị xem là chưa đủ điều kiện pháp lý để hoạt động. Khi đó, việc quảng cáo, cấp chứng chỉ hoặc thu học phí đều có thể bị xử phạt.
7 điều cần biết khi xin giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ
- Cơ quan có thẩm quyền cấp phép là Sở Giáo dục & Đào tạo: Mọi hồ sơ xin giấy phép hoạt động đều được nộp tại Sở GD&ĐT nơi đặt trụ sở trung tâm. Đây là cơ quan có quyền thẩm định điều kiện, kiểm tra thực tế và cấp phép chính thức cho trung tâm đủ tiêu chuẩn.
- Trung tâm phải đáp ứng đầy đủ điều kiện cơ sở vật chất và đội ngũ: Không chỉ cần phòng học, bàn ghế hay thiết bị, trung tâm còn phải có giám đốc đủ trình độ chuyên môn, đội ngũ giáo viên có chứng chỉ, hợp đồng lao động rõ ràng và chương trình đào tạo được phê duyệt.
- Hồ sơ xin cấp phép cần chuẩn bị kỹ, đúng biểu mẫu: Một bộ hồ sơ cơ bản gồm: đơn đề nghị cấp phép, quyết định thành lập, danh sách giáo viên – nhân sự quản lý, giấy tờ cơ sở vật chất và chứng minh quyền sử dụng địa điểm. Việc thiếu sót giấy tờ là lý do phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại.
- Thời gian cấp phép thường kéo dài từ 15 – 30 ngày làm việc: Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ thẩm định và ra quyết định trong khoảng 3–4 tuần. Tuy nhiên, các trung tâm mới nên dự trù thêm thời gian để bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ khi được yêu cầu.
- Trung tâm hoạt động không phép có thể bị xử phạt nặng: Theo quy định, trung tâm ngoại ngữ hoạt động khi chưa có giấy phép có thể bị phạt hành chính lên tới hàng chục triệu đồng và bị đình chỉ hoạt động. Đây là rủi ro mà nhiều đơn vị nhỏ thường chủ quan bỏ qua.
- Có thể ủy quyền cho đơn vị pháp lý thực hiện thủ tục thay: Nếu không quen làm việc với cơ quan quản lý, trung tâm có thể ủy quyền cho đơn vị tư vấn pháp lý như Alpha Legal. Họ sẽ hỗ trợ soạn hồ sơ, nộp và theo dõi quá trình cấp phép, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng quy định.
- Giấy phép có thời hạn, cần gia hạn khi hết hiệu lực: Giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ không có giá trị vĩnh viễn mà chỉ có thời hạn nhất định theo quy định của cơ quan cấp phép. Khi gần hết hạn, trung tâm cần nộp hồ sơ xin gia hạn để được tiếp tục hoạt động hợp pháp. Nếu quá hạn mà không gia hạn, trung tâm sẽ bị xem là hoạt động không phép và có thể bị xử phạt hoặc đình chỉ.
Điều kiện xin giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ
Theo quy định tại Nghị định 46/2017/NĐ-CP và Nghị định 135/2018/NĐ-CP, để được cấp giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ, tổ chức cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
Điều kiện về tổ chức xin cấp phép
Tổ chức đứng tên xin phép phải là doanh nghiệp hoặc đơn vị được thành lập hợp pháp tại Việt Nam.
Doanh nghiệp cần đăng ký ngành nghề kinh doanh có chi tiết “Đào tạo ngoại ngữ/Trung tâm ngoại ngữ” thuộc mã ngành 8559 – Giáo dục khác chưa được phân vào đâu.
Điều kiện về giám đốc trung tâm
Giám đốc trung tâm là người chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của trung tâm trước pháp luật và cơ quan quản lý. Người đảm nhiệm vị trí này cần:
- Có nhân thân tốt, năng lực quản lý;
- Tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc có chứng chỉ ngoại ngữ bậc 3 trở lên theo khung 6 bậc Việt Nam;
- Có kinh nghiệm trong lĩnh vực giáo dục – đào tạo.
Điều kiện về cơ sở vật chất
- Trung tâm cần có địa điểm hoạt động rõ ràng, đảm bảo an toàn và đủ diện tích học tập (ít nhất 1,5m²/học viên/ca học).
- Phòng học phải có đủ ánh sáng, bàn ghế, thiết bị giảng dạy, khu vực làm việc cho giáo viên và nơi nghỉ giữa giờ cho học viên.
- Ngoài ra, trung tâm cần đáp ứng tiêu chuẩn phòng cháy chữa cháy (PCCC) theo quy định.
Điều kiện về giáo viên giảng dạy
Đội ngũ giáo viên cần đạt chuẩn theo Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT, cụ thể:
- Giáo viên Việt Nam: có bằng cao đẳng, đại học ngoại ngữ và chứng chỉ sư phạm;
- Giáo viên nước ngoài: có bằng cao đẳng trở lên và chứng chỉ dạy ngoại ngữ phù hợp;
- Ưu tiên người có kinh nghiệm giảng dạy hoặc chứng chỉ năng lực ngoại ngữ từ bậc 5 trở lên.
Chương trình và tài liệu giảng dạy
- Chương trình đào tạo phải được thiết kế phù hợp với từng cấp độ học viên, đảm bảo tính thực tiễn và hiệu quả.
- Tài liệu sử dụng cần rõ nguồn gốc, có bản quyền hoặc được trung tâm tự biên soạn theo đúng quy định Bộ GD&ĐT.
Điều kiện về tài chính
Trung tâm cần chứng minh nguồn kinh phí ổn định để duy trì hoạt động, chi trả cho cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên, và các chi phí đào tạo khác theo quy mô đăng ký.
Bảo đảm an toàn, an ninh và môi trường
Cơ sở phải đảm bảo an toàn, vệ sinh, an ninh trật tự, có lối thoát hiểm và trang thiết bị bảo hộ cơ bản cho học viên.
Hồ sơ xin giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ
Khi hoàn thiện các điều kiện pháp lý, trung tâm cần chuẩn bị bộ hồ sơ xin cấp giấy phép hoạt động giáo dục theo đúng quy định tại Nghị định 46/2017/NĐ-CP và Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT. Hồ sơ gồm 4 nhóm tài liệu chính như sau:
Hồ sơ pháp lý của tổ chức xin phép
- Tờ trình đề nghị cấp phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ;
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư (với doanh nghiệp có vốn nước ngoài);
- Hợp đồng thuê địa điểm (thời hạn thuê tối thiểu 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ);
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tại nơi đặt trụ sở trung tâm;
- Giấy chứng nhận hoặc biên bản kiểm tra PCCC;
- Xác nhận của UBND phường/xã về việc đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội tại địa điểm hoạt động;
- Đề án thành lập trung tâm ngoại ngữ, nêu rõ: tên trung tâm, mục tiêu – nhiệm vụ, chương trình đào tạo, quy mô, cơ sở vật chất, cơ cấu tổ chức và lý lịch của người dự kiến làm Giám đốc trung tâm.
Hồ sơ cá nhân của Giám đốc trung tâm
- Bản sao bằng cấp chuyên môn phù hợp (đại học ngoại ngữ hoặc tương đương);
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương;
- Văn bản xác nhận thời gian công tác trong lĩnh vực giáo dục – đào tạo;
- Bản sao CCCD/CMND và giấy khám sức khỏe còn hiệu lực.
Hồ sơ nhân sự, giáo viên và nhân viên
Trung tâm cần lập danh sách trích ngang đội ngũ giảng dạy và nhân sự quản lý, kèm theo:
- Hợp đồng lao động;
- Bản sao văn bằng, chứng chỉ chuyên môn;
- Sơ yếu lý lịch, CCCD/CMND và giấy khám sức khỏe của từng cá nhân;
- Đối với giáo viên nước ngoài, cần bổ sung hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, bằng cấp, chứng chỉ giảng dạy và giấy phép lao động (nếu có).
Hồ sơ, tài liệu kèm theo
- Nội quy hoạt động giáo dục của trung tâm;
- Danh mục cơ sở vật chất, trang thiết bị giảng dạy;
- Chương trình, giáo trình, tài liệu dạy học được sử dụng;
- Quy định về học phí, lệ phí và chứng chỉ cấp cho học viên sau khóa học;
- Các tài liệu khác có liên quan nhằm chứng minh năng lực hoạt động của trung tâm (nếu có).
Quy trình các bước xin giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định
Trước hết, trung tâm cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ hoàn chỉnh gồm các tài liệu pháp lý, hồ sơ giám đốc, nhân sự và cơ sở vật chất như đã nêu ở phần trên. Hồ sơ càng chi tiết, rõ ràng thì quá trình thẩm định sau đó càng nhanh gọn.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền
Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện đến Sở Giáo dục và Đào tạo nơi trung tâm dự kiến đặt địa điểm hoạt động. Khi nộp, nên kiểm tra kỹ thông tin người đại diện pháp luật và địa chỉ trung tâm để tránh bị trả lại do sai sót hành chính.
Bước 3: Cơ quan thẩm định và xử lý hồ sơ
Sau khi tiếp nhận, Sở Giáo dục và Đào tạo sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:
- Trong 05 ngày làm việc, nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản để trung tâm bổ sung hoặc chỉnh sửa.
- Trong 10 ngày làm việc tiếp theo, Sở GD&ĐT tiến hành thẩm định hồ sơ và kiểm tra thực tế cơ sở vật chất của trung tâm (nếu cần).
- Trong 05 ngày sau khi thẩm định, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra quyết định cho phép hoạt động hoặc thông báo lý do từ chối nếu hồ sơ chưa đáp ứng điều kiện.
Bước 4: Nhận giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ
Khi hồ sơ được duyệt, người đại diện hoặc người được ủy quyền đến Bộ phận một cửa của Sở GD&ĐT để nhận giấy phép. Lưu ý mang theo phiếu tiếp nhận hồ sơ (nếu có). Nếu ủy quyền cho người khác nhận, cần kèm giấy ủy quyền hợp lệ.
Dịch vụ xin giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ tại Alpha Legal
Nếu bạn không muốn một mình xoay xở với hàng loạt thủ tục, biểu mẫu và quy định pháp lý, hãy đến với Alpha Legal – đơn vị chuyên tư vấn, hỗ trợ xin giấy phép con đa ngành, giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ nhanh gọn, đúng luật.
Với đội ngũ luật sư am hiểu sâu về lĩnh vực giáo dục và pháp lý doanh nghiệp, Alpha Legal giúp khách hàng:
- Tư vấn điều kiện, hồ sơ phù hợp với từng loại hình trung tâm;
- Soạn thảo trọn bộ hồ sơ xin cấp phép hoạt động theo quy định hiện hành;
- Đại diện làm việc với Sở Giáo dục & Đào tạo, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thẩm định;
- Theo dõi tiến độ và nhận giấy phép thay khách hàng;
- Tư vấn thêm gia hạn hoặc điều chỉnh nội dung giấy phép khi trung tâm có thay đổi quy mô, địa điểm hoặc chương trình giảng dạy.
Alpha Legal cam kết rút ngắn thời gian xử lý, đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối và bảo mật thông tin khách hàng. Dù bạn mở trung tâm nhỏ hay hệ thống đào tạo ngoại ngữ quy mô lớn, đội ngũ chuyên viên của Alpha Legal luôn đồng hành từ khâu chuẩn bị đến khi có giấy phép trong tay.
Liên hệ ngay Alpha Legal để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá trọn gói dịch vụ xin giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ:
- Hotline: 033 776 1111
- Email: info@alphalegal.com.vn
- Địa chỉ: Số 12 ngõ 43 Trung Kính, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội
Bài viết liên quan
