Tư vấn qua zalo
Hướng dẫn chi tiết và cập nhật mới nhất 2025 về quy trình thành lập Văn phòng Đại diện Công ty Cổ phần tại Việt Nam. Bài viết này cung cấp thông tin toàn diện về điều kiện, hồ sơ, thủ tục và các lưu ý quan trọng để thiết lập VPĐD hiệu quả, mở rộng sự hiện diện tại thị trường Việt Nam.
1. Văn phòng đại diện là gì? Vai trò và chức năng của VPĐD công ty cổ phần
Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị trực thuộc công ty cổ phần, có chức năng đại diện và liên hệ trong phạm vi địa phương nơi đặt trụ sở. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, VPĐD không được phép kinh doanh và không có tư cách pháp nhân độc lập, do đó VPĐD không phát sinh doanh thu. Tuy nhiên, văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc giúp công ty cổ phần mở rộng mạng lưới, xúc tiến thương mại, chăm sóc khách hàng và hỗ trợ các hoạt động quảng bá thương hiệu tại khu vực địa lý nhất định.
2. Căn cứ pháp lý thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
- Việc thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần được thực hiện dựa trên Luật Doanh nghiệp 2020, với các quy định rõ ràng về quyền thành lập, quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện.
- Luật Đầu tư 2020 cũng là cơ sở pháp lý quan trọng, quy định về đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động đầu tư.
- Nghị định 01/2021/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục và hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện, là văn bản không thể thiếu khi thực hiện thủ tục này.
- Ngoài ra, các văn bản hướng dẫn do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành cũng cung cấp thêm quy định cụ thể, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và yêu cầu pháp lý.
3. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Để thành lập VPĐD, công ty cổ phần cần đảm bảo đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hoạt động hợp pháp. Đồng thời, VPĐD không được phép kinh doanh sinh lợi và không phát sinh doanh thu. Ngoài ra, văn phòng đại diện cần có trụ sở rõ ràng, phù hợp với quy định của pháp luật về địa điểm kinh doanh. Người đứng đầu VPĐD phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của văn phòng đại diện.
4. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm:
- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu quy định)
- Quyết định thành lập Văn phòng đại diện của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty cổ phần
- Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện
- Bản kê khai địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện
- Văn bản ủy quyền (nếu có người khác đi nộp hồ sơ thay)
Lưu ý: Tất cả bản sao trong hồ sơ phải được chứng thực hoặc công chứng theo quy định pháp luật hiện hành.
5. Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Quy trình thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện công ty cổ phần
- Nộp hồ sơ
Công ty cổ phần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định và gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh hoặc thành phố nơi dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện. Hồ sơ có thể nộp theo một trong các hình thức: nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. - Thẩm định hồ sơ
Sau khi tiếp nhận, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ trong thời gian từ 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. - Cấp Giấy chứng nhận hoạt động Văn phòng đại diện
Trường hợp hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện theo quy định pháp luật. Thông tin VPĐD sẽ được cập nhật trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia. - Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ (nếu có)
Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc thiếu sót, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo bằng văn bản hoặc qua hệ thống điện tử yêu cầu doanh nghiệp bổ sung, sửa đổi hồ sơ. Thời gian gửi yêu cầu thường là trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ..
6. Quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện công ty cổ phần
Quyền của Văn phòng đại diện:
Văn phòng đại diện có quyền đại diện cho công ty tại địa phương trong phạm vi được ủy quyền. Các hoạt động mà VPĐD được phép thực hiện bao gồm xúc tiến thương mại, chăm sóc khách hàng, khảo sát thị trường và hỗ trợ giao tiếp giữa công ty với đối tác, khách hàng tại khu vực đặt trụ sở. Tuy nhiên, VPĐD không có quyền thực hiện hoạt động kinh doanh sinh lợi, không được ký kết hợp đồng mua bán, dịch vụ hoặc thực hiện các nghĩa vụ tài chính thay cho công ty mẹ, trừ khi được pháp luật và công ty mẹ cho phép rõ ràng trong một số trường hợp đặc biệt.
Nghĩa vụ của Văn phòng đại diện:
Bên cạnh quyền hạn nêu trên, VPĐD có nghĩa vụ tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về thuế, lao động, bảo hiểm xã hội, an toàn lao động, an toàn phòng cháy chữa cháy và các nghĩa vụ hành chính khác. Văn phòng đại diện phải thực hiện báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động cho công ty mẹ và cơ quan quản lý nhà nước theo đúng thời hạn. Ngoài ra, VPĐD cũng cần duy trì hồ sơ nội bộ và chứng từ liên quan để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.
7. Những lưu ý quan trọng khi thành lập VPĐD công ty cổ phần
- Do Văn phòng đại diện (VPĐD) không phải là pháp nhân độc lập, nên mọi hoạt động và nghĩa vụ phát sinh đều thuộc về công ty cổ phần mẹ.
- Thời hạn hoạt động của VPĐD không được vượt quá thời hạn hoạt động còn lại của công ty mẹ đã đăng ký.
- Khi có thay đổi về thông tin của VPĐD (ví dụ: địa chỉ trụ sở, người đứng đầu, nội dung hoạt động), công ty cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp theo đúng quy định pháp luật.
- Không được phép mở nhiều văn phòng đại diện tại cùng một địa bàn hành chính, trừ khi có sự cho phép cụ thể từ cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
- Khi không còn nhu cầu hoạt động, công ty cần làm thủ tục thông báo hoặc hủy bỏ giấy phép hoạt động của VPĐD để tránh các nghĩa vụ phát sinh liên quan.
8. Chi phí thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Chi phí cho việc thành lập VPĐD bao gồm phí đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, thường không quá 200.000 đồng, cùng với các khoản chi phí công chứng, chứng thực hồ sơ. Ngoài ra, chi phí thuê văn phòng, trang thiết bị và nhân sự vận hành cũng là các yếu tố cần được tính toán. Nếu công ty sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý, chi phí dịch vụ sẽ phụ thuộc vào đơn vị cung cấp.
9. Câu hỏi thường gặp về thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Câu 1: VPĐD có được ký hợp đồng không?
VPĐD không có quyền ký hợp đồng pháp lý thay công ty mẹ, chỉ có thể làm thủ tục liên hệ, xúc tiến thương mại.
Câu 2: VPĐD có phải nộp thuế không?
VPĐD không tạo ra doanh thu nên không phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng nếu có nhân viên thì phải kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội.
- Thời hạn cấp giấy phép VPĐD là bao lâu?
Thời hạn xử lý hồ sơ không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. - Có thể ủy quyền cho người khác đứng đầu VPĐD không?
Người đứng đầu VPĐD phải được công ty cổ phần bổ nhiệm hợp pháp, có thể ủy quyền nhưng phải phù hợp với quy định của pháp luật và điều lệ công ty. - Thủ tục thay đổi thông tin VPĐD thế nào?
Thực hiện thông báo hoặc đăng ký thay đổi tại Sở Kế hoạch và Đầu tư theo quy định hiện hành.
Việc thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần giúp mở rộng thị trường và củng cố quan hệ với khách hàng, đối tác địa phương. Để thủ tục nhanh gọn và hợp pháp, công ty cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ quy trình. Nếu cần tư vấn hoặc hỗ trợ thủ tục liên quan, Alpha Legal luôn sẵn sàng giúp bạn miễn phí với dịch vụ chuyên nghiệp và chi phí hợp lý. Liên hệ ngay để được hỗ trợ kịp thời.
