Việt Nam là một trong những thị trường năng động, thu hút nhiều tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài mở rộng hoạt động bằng cách thành lập văn phòng đại diện (VPĐD). Đây là bước quan trọng giúp các tổ chức này tăng cường mối quan hệ thương mại, kết nối doanh nghiệp Việt Nam với đối tác quốc tế và hỗ trợ xúc tiến xuất nhập khẩu hiệu quả. Tuy nhiên, việc thành lập VPĐD tại Việt Nam đòi hỏi phải có giấy phép thành lập văn phòng đại diện và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về cấp phép cũng như hồ sơ pháp lý.
1. Cơ quan cấp Giấy phép và căn cứ pháp lý
Theo Quyết định số 469/QĐ-BCT ngày 05 tháng 3 năm 2024 của Bộ Công Thương và Nghị định 14/2024/NĐ-CP, thủ tục cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện được thực hiện tại:
- Sở Công Thương tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức dự kiến đặt trụ sở VPĐD.
Việc cấp phép được quy định cụ thể nhằm đảm bảo tính thống nhất, minh bạch trong việc cấp phép cho tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
2. Trình tự, thời gian xử lý hồ sơ cấp Giấy phép
Trình tự thực hiện:
- Tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài chuẩn bị và nộp đầy đủ hồ sơ theo quy định đến Sở Công Thương nơi đặt trụ sở VPĐD.
- Cơ quan cấp phép tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ.
- Trong trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ có văn bản yêu cầu bổ sung.
- Nếu hồ sơ hợp lệ, trong thời hạn quy định, cơ quan cấp phép sẽ xem xét và ra quyết định cấp hoặc từ chối cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
- Trường hợp từ chối, phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
Thời gian giải quyết:
- 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Trường hợp hồ sơ phải xin ý kiến của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, thời hạn được kéo dài tối đa đến 40 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
3. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD gồm những gì?
Theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 28/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 14/2024/NĐ-CP), hồ sơ đề nghị cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện gồm:
- Văn bản đề nghị cấp Giấy phép theo Mẫu số 01 (ban hành kèm theo Nghị định 14/2024/NĐ-CP), có chữ ký đại diện hợp pháp của tổ chức.
- Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nước ngoài cho phép thành lập VPĐD tại Việt Nam hoặc tài liệu chứng minh quyền thành lập VPĐD tại nước ngoài (bản dịch tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự).
- Bản sao giấy phép thành lập hoặc giấy tờ tương đương của tổ chức mẹ (dịch và hợp pháp hóa lãnh sự).
- Điều lệ hoặc quy chế hoạt động của tổ chức mẹ (dịch và hợp pháp hóa lãnh sự).
- Điều lệ hoặc quy chế hoạt động dự kiến của VPĐD tại Việt Nam.
- Báo cáo tình hình hoạt động của tổ chức trong 1 năm gần nhất.
- Văn bản bổ nhiệm và lý lịch của người đứng đầu VPĐD, cùng nhân sự khác (dịch và hợp pháp hóa lãnh sự).
Lưu ý: Hồ sơ không yêu cầu hợp đồng thuê trụ sở. Tất cả tài liệu nước ngoài phải được dịch và hợp pháp hóa lãnh sự đúng quy định.
4. Hình thức nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép
Tổ chức có thể nộp hồ sơ xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện theo một trong ba hình thức:
- Trực tiếp tại Sở Công Thương tỉnh, thành phố.
- Gửi qua đường bưu chính.
- Nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc hệ thống một cửa cấp tỉnh (áp dụng với tài liệu điện tử hợp pháp).
Việc chấp nhận hồ sơ trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, giảm thủ tục hành chính.
5. Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục
- Hồ sơ cần đầy đủ, đúng mẫu. Bất kỳ thiếu sót nào cũng có thể kéo dài thời gian cấp phép.
- Dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự phải tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam.
- Chọn địa điểm VPĐD thuận tiện cho hoạt động và kiểm tra của cơ quan quản lý.
- Lưu giữ hồ sơ về giấy phép thành lập văn phòng đại diện, bổ nhiệm nhân sự và các thay đổi khác một cách đầy đủ, để phục vụ công tác thanh tra sau này.
- Khi có thay đổi về địa điểm, người đứng đầu, thông tin hoạt động,… tổ chức cần thực hiện thủ tục thông báo, điều chỉnh giấy phép đúng hạn.
6. Thời hạn hiệu lực của Giấy phép
Giấy phép thành lập văn phòng đại diện có thời hạn 05 năm, nhưng không được vượt quá thời hạn của giấy phép thành lập của tổ chức mẹ tại nước sở tại.
Quy định này đảm bảo tính liên kết giữa pháp nhân mẹ và đại diện tại Việt Nam, cũng như sự giám sát xuyên suốt của cơ quan chức năng.
7. Quy trình sau khi được cấp Giấy phép
Sau khi được cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện, tổ chức cần:
- Đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế.
- Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo định kỳ.
- Thực hiện nghĩa vụ lao động, bảo hiểm xã hội với nhân sự tại VPĐD.
- Duy trì hoạt động đúng chức năng, phạm vi ghi trong giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Ngoài ra, trong quá trình hoạt động, tổ chức cũng cần theo dõi thời hạn giấy phép để thực hiện đúng thủ tục gia hạn giấy phép văn phòng đại diện theo quy định, tránh bị xử phạt hoặc gián đoạn hoạt động.
Việc tuân thủ các quy định này không chỉ giúp hoạt động suôn sẻ mà còn góp phần nâng cao uy tín và hình ảnh tổ chức tại thị trường Việt Nam. Việc xin cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam cho tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài cần sự hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp để đảm bảo thủ tục nhanh chóng, đúng luật và hiệu quả..
