Tư vấn qua zalo
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng phạm vi hoạt động, văn phòng đại diện trở thành công cụ quan trọng giúp kết nối thị trường, hỗ trợ kinh doanh và xây dựng hình ảnh thương hiệu. Gắn liền với sự hiện diện đó là vị trí trưởng văn phòng đại diện – người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động tại địa bàn đăng ký.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ quy định pháp luật, quyền hạn và trách nhiệm của người giữ chức danh này. Bài viết dưới đây của Alpha Legal sẽ giúp bạn hiểu rõ: trưởng văn phòng đại diện là gì, có những nghĩa vụ pháp lý nào, và làm sao để bổ nhiệm hoặc thay đổi đúng quy trình.
1. Trưởng văn phòng đại diện là gì?
1.1. Khái niệm
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp, nhưng không được trực tiếp kinh doanh. Theo đó, trưởng văn phòng đại diện là cá nhân được doanh nghiệp bổ nhiệm để điều hành toàn bộ hoạt động tại văn phòng này.
Trong tiếng Anh, “trưởng văn phòng đại diện” thường được gọi là Chief Representative hoặc Head of Representative Office. Đây là thuật ngữ thường gặp trong hoạt động thương mại quốc tế và các hồ sơ pháp lý.
1.2. Phân biệt với các chức danh liên quan
Trưởng văn phòng đại diện thường bị nhầm lẫn với các chức danh khác như:
- Giám đốc chi nhánh: là người đứng đầu một đơn vị phụ thuộc có chức năng kinh doanh. Khác với trưởng văn phòng đại diện, giám đốc chi nhánh được ký kết hợp đồng, thực hiện các giao dịch tạo doanh thu;
- Người đại diện theo pháp luật: là cá nhân đại diện công ty trong toàn bộ hoạt động dân sự – thương mại. Trưởng văn phòng đại diện không phải là người đại diện theo pháp luật, trừ khi được ủy quyền cụ thể.
1.3. Người đứng đầu văn phòng đại diện gọi là gì?
Theo cách gọi đúng pháp lý và phổ biến trong hành chính doanh nghiệp, người đứng đầu văn phòng đại diện được gọi là “trưởng văn phòng đại diện”. Trong một số văn bản nội bộ, có thể dùng từ tương đương như giám đốc văn phòng đại diện.
Lưu ý: Chức danh “giám đốc” có thể gây nhầm lẫn với chi nhánh hoặc trụ sở chính nếu không ghi rõ phạm vi thẩm quyền.
2. Quy định pháp luật về trưởng văn phòng đại diện
2.1. Nghĩa vụ đăng ký thông tin cá nhân
Khi doanh nghiệp bổ nhiệm hoặc thay đổi trưởng văn phòng đại diện, việc cập nhật thông tin tại cơ quan đăng ký kinh doanh là bắt buộc. Trưởng văn phòng được xem là thông tin quan trọng trong hồ sơ hoạt động của văn phòng đại diện nên mọi thay đổi đều phải thực hiện đúng trình tự pháp lý.
2.2. Căn cứ pháp lý điều chỉnh
Các văn bản pháp luật hiện hành điều chỉnh vị trí và vai trò của trưởng văn phòng đại diện bao gồm:
- Luật Doanh nghiệp 2020;
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
- Nghị định số 07/2016/NĐ-CP về hướng dẫn chi tiết Luật Thương mại đối với hoạt động của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
- Thông tư hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Những văn bản này đưa ra khung pháp lý rõ ràng về điều kiện, thủ tục, quyền và nghĩa vụ của trưởng văn phòng đại diện.
2.3. Điều kiện để được bổ nhiệm
Người được bổ nhiệm làm trưởng văn phòng đại diện cần có đủ năng lực hành vi dân sự, không thuộc các trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp theo quy định tại Điều 17 Luật Doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tự đặt ra tiêu chuẩn nội bộ về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc hoặc đạo đức nghề nghiệp.
2.4. Phân biệt theo loại hình doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp trong nước, việc bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện tương đối đơn giản và không có yêu cầu đặc biệt.
Trong khi đó, đối với thương nhân nước ngoài, đặc biệt là các doanh nghiệp có văn phòng đại diện tại Việt Nam, cần tuân thủ điều kiện được quy định tại Nghị định 07/2016/NĐ-CP, bao gồm yêu cầu về giấy phép thành lập văn phòng, thời hạn hoạt động và đăng ký thông tin người đứng đầu.
2.5. Yêu cầu bổ sung đối với người nước ngoài
Nếu trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài, người này cần có thị thực hợp lệ, có thể cần giấy phép lao động (hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép), và cần được doanh nghiệp chứng minh về năng lực, kinh nghiệm phù hợp.
Ngoài ra, thời hạn làm việc không được phép vượt quá thời hạn được cấp cho văn phòng đại diện.
3. Quyền hạn và trách nhiệm của trưởng văn phòng đại diện
3.1. Phạm vi quyền và nghĩa vụ
Trưởng văn phòng đại diện có trách nhiệm tổ chức, quản lý các hoạt động của văn phòng theo phạm vi ủy quyền từ doanh nghiệp. Họ được quyền thực hiện các công việc liên quan đến hành chính, nhân sự, đối ngoại và quản lý tài sản của văn phòng.
Tuy nhiên, trưởng văn phòng không được phép thực hiện các hoạt động sinh lợi trực tiếp hoặc kinh doanh, trừ khi có ủy quyền hợp pháp.
3.2. Trách nhiệm pháp lý đi kèm
Người giữ chức danh trưởng văn phòng đại diện phải chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp và trước pháp luật về hoạt động của văn phòng.
Nếu vượt thẩm quyền hoặc có hành vi vi phạm pháp luật như ký hợp đồng không đúng ủy quyền, sử dụng tài sản sai mục đích hoặc không minh bạch thông tin, họ có thể bị miễn nhiệm và bị xử lý trách nhiệm cá nhân, bao gồm cả trách nhiệm dân sự và hình sự nếu có thiệt hại.
3.3. Điều kiện ký kết hợp đồng
Trưởng văn phòng đại diện không đương nhiên có quyền ký kết hợp đồng. Việc ký kết chỉ hợp pháp nếu người này được doanh nghiệp mẹ ủy quyền cụ thể bằng văn bản (giấy ủy quyền hoặc quyết định giao nhiệm vụ). Trường hợp ký không đúng thẩm quyền có thể dẫn đến hợp đồng vô hiệu hoặc trách nhiệm bồi thường cá nhân.
4. Quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện
4.1. Quy trình bổ nhiệm nội bộ và pháp lý
Doanh nghiệp cần ban hành quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện, có thể do giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật ký.
Sau đó, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan có thẩm quyền nơi văn phòng hoạt động. Thông tin về người được bổ nhiệm sẽ được cập nhật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
4.2. Nội dung chính trong quyết định bổ nhiệm
Một quyết định bổ nhiệm hợp lệ cần bao gồm các nội dung sau:
- Thông tin doanh nghiệp ban hành;
- Họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số giấy tờ tùy thân của người được bổ nhiệm;
- Chức danh, quyền hạn và trách nhiệm được giao;
- Hiệu lực và thời hạn bổ nhiệm (nếu có);
- Cam kết của người được bổ nhiệm;
- Chữ ký và dấu (nếu có) của người có thẩm quyền.
4.3. Lưu ý khi bổ nhiệm người nước ngoài
Trường hợp bổ nhiệm người nước ngoài, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm hồ sơ chứng minh nhân thân, hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ nước ngoài, giấy phép lao động hoặc miễn giấy phép (nếu có), và lưu ý thời hạn cư trú hợp lệ.
5. Thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện
5.1. Các trường hợp thay đổi
Thay đổi trưởng văn phòng đại diện xảy ra khi người cũ bị miễn nhiệm, xin nghỉ, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc có các lý do khác như chuyển công tác, không còn đủ điều kiện. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể chủ động thay đổi để phù hợp với chiến lược quản lý mới.
5.2. Thành phần hồ sơ thay đổi
Hồ sơ nộp tại cơ quan có thẩm quyền bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện;
- Quyết định của doanh nghiệp về việc miễn nhiệm và bổ nhiệm trưởng mới;
- Biên bản họp (đối với công ty cổ phần, công ty TNHH có nhiều thành viên);
- Bản sao y giấy tờ cá nhân của người được bổ nhiệm;
- Giấy tờ liên quan nếu người được bổ nhiệm là người nước ngoài.
5.3. Trình tự thực hiện và thời hạn
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đặt trụ sở. Trong vòng 03 – 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cập nhật thông tin và cấp Giấy xác nhận thay đổi.
5.4. Lưu ý về nghĩa vụ thông báo
Sau khi thay đổi, doanh nghiệp cần:
- Cập nhật thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
- Thông báo tới các cơ quan chức năng liên quan như cơ quan thuế;
- Gửi thông báo nội bộ để các phòng ban và đối tác nắm rõ thông tin mới nhằm tránh nhầm lẫn trong giao dịch.
6. Dịch vụ tư vấn pháp lý về trưởng văn phòng đại diện tại Alpha Legal
Alpha Legal cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý toàn diện liên quan đến việc bổ nhiệm, thay đổi hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh với trưởng văn phòng đại diện.
Chúng tôi hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, rà soát tính pháp lý của quyết định bổ nhiệm, thực hiện thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước và tư vấn chuyên sâu các vấn đề pháp lý liên quan đến quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của người đứng đầu văn phòng đại diện.
Alpha Legal cam kết cung cấp dịch vụ nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, minh bạch quy trình và bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng. Đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý nhiều năm kinh nghiệm sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi khâu triển khai, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Việc sử dụng dịch vụ tại Alpha Legal giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro pháp lý và nâng cao tính chuyên nghiệp trong vận hành bộ máy quản trị nhân sự cấp trung và cấp cao.
Trưởng văn phòng đại diện giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức và duy trì hoạt động của văn phòng đại diện, là cầu nối giữa doanh nghiệp và thị trường địa phương. Việc bổ nhiệm đúng người, tuân thủ đúng quy định và duy trì thông tin pháp lý cập nhật không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà còn hạn chế rủi ro pháp lý.
7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu 1: Trưởng văn phòng đại diện có phải là người đại diện theo pháp luật không?
Không. Trưởng văn phòng đại diện chỉ là người đại diện theo ủy quyền và không có quyền hạn như người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Câu 2: Trưởng văn phòng đại diện có được ký hợp đồng kinh tế không?
Có thể, nếu được doanh nghiệp mẹ ủy quyền cụ thể bằng văn bản.
Câu 3: Có bắt buộc phải bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện là người Việt Nam không?
Không bắt buộc. Người nước ngoài cũng có thể đảm nhận vị trí này nếu đáp ứng điều kiện pháp lý tại Việt Nam.
Câu 4: Doanh nghiệp có thể bổ nhiệm một người làm trưởng nhiều văn phòng đại diện cùng lúc không?
Pháp luật không cấm, nhưng cần đảm bảo người đó có đủ năng lực quản lý và thời gian thực hiện trách nhiệm tại các văn phòng
