Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện pháp lý cụ thể theo quy định hiện hành. Vì vậy, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về điều kiện, đồng thời chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng thủ tục ngay từ đầu để quá trình thành lập diễn ra thuận lợi, hạn chế phát sinh vướng mắc.

Văn phòng đại diện Công ty nước ngoài là gì?

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập tại Việt Nam nhằm thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại. Điều quan trọng cần lưu ý là văn phòng đại diện không được phép thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp như ký kết hợp đồng hay xuất hóa đơn.

Trong năm 2025, với đà tăng trưởng kinh tế mạnh mẽ và lợi thế từ các hiệp định thương mại tự do (FTA), ngày càng nhiều tập đoàn đa quốc gia lựa chọn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam để thăm dò thị trường, xây dựng quan hệ đối tác và quảng bá thương hiệu.

Văn phòng đại diện đóng vai trò như một cầu nối hiệu quả giữa công ty mẹ và thị trường Việt Nam, tạo nền tảng cho việc mở rộng đầu tư lâu dài trong tương lai.

Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động văn phòng đại diện Công ty nước ngoài

Điều kiện pháp lý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Căn cứ quy định hiện hành, thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài phải được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp theo pháp luật của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ là thành viên điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia, hoặc được pháp luật Việt Nam công nhận.
• Doanh nghiệp nước ngoài đã hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày thành lập hoặc đăng ký kinh doanh.
• Trường hợp giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương có quy định thời hạn, thì thời hạn hoạt động còn lại phải ít nhất 01 năm tại thời điểm nộp hồ sơ.
• Phạm vi, nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Nếu nội dung hoạt động chưa phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc doanh nghiệp đến từ quốc gia, vùng lãnh thổ chưa tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập văn phòng đại diện chỉ được thực hiện khi có văn bản chấp thuận của Bộ quản lý chuyên ngành.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài gồm những gì?

6 hạng mục giấy tờ cần chuẩn bị khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương.
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.
• Văn bản cử/ bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
• Báo cáo tài chính đã kiểm toán, xác nhận nghĩa vụ thuế của năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương.
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu Văn phòng đại diện, gồm hộ chiếu (đối với người nước ngoài) hoặc CCCD/CMND/hộ chiếu (đối với người Việt Nam).
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện, bao gồm thỏa thuận thuê địa điểm hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp, kèm hồ sơ pháp lý của địa điểm theo quy định.

Lưu ý: Các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được dịch sang tiếng Việt, chứng thực theo quy định; Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo pháp luật Việt Nam.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài (3 bước)

Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài được thực hiện theo 3 bước cơ bản sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ xin cấp Giấy phép

Doanh nghiệp nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến (nếu đủ điều kiện) tại cơ quan có thẩm quyền nơi dự kiến đặt văn phòng đại diện.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ

Trong vòng 03 ngày làm việc, cơ quan cấp phép kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ và yêu cầu bổ sung (nếu có). Việc yêu cầu bổ sung chỉ thực hiện tối đa 01 lần.

Bước 3: Xem xét và cấp Giấy phép thành lập

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Trường hợp từ chối phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Lưu ý: Trường hợp cần xin ý kiến Bộ quản lý chuyên ngành. Nếu nội dung hoạt động chưa phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hồ sơ phải được Bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận. Khi đó, cơ quan cấp phép sẽ lấy ý kiến Bộ chuyên ngành và căn cứ vào phản hồi để quyết định việc cấp hoặc không cấp Giấy phép theo đúng thời hạn luật định.

Các sai lầm thường gặp khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Trong quá trình tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, Alpha Legal nhận thấy nhiều hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bị kéo dài thời gian xử lý hoặc bị từ chối cấp phép do những sai sót phổ biến dưới đây.

Không hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ hồ sơ của công ty mẹ

Đây là lỗi thường gặp nhất. Các giấy tờ như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu không được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật, chứng thực theo quy định sẽ bị xem là không hợp lệ, buộc phải bổ sung.

Công ty mẹ chưa đủ thời gian hoạt động tối thiểu 01 năm

Theo quy định, thương nhân nước ngoài phải hoạt động ít nhất 01 năm tính đến thời điểm nộp hồ sơ. Nhiều doanh nghiệp nộp hồ sơ quá sớm dẫn đến việc không đủ điều kiện cấp phép. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần chờ đủ thời gian hoặc cân nhắc phương án đầu tư khác phù hợp hơn.

Người đứng đầu văn phòng đại diện không đáp ứng điều kiện pháp lý

Việc bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện không có giấy tờ cư trú hợp pháp tại Việt Nam, đang bị hạn chế xuất nhập cảnh hoặc không đủ năng lực pháp lý có thể khiến hồ sơ bị từ chối, đồng thời phát sinh khó khăn trong quá trình quản lý và vận hành sau này.

Địa điểm đặt văn phòng đại diện không hợp lệ

Nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng thuê địa điểm mà chưa kiểm tra kỹ tình trạng pháp lý của tòa nhà, dẫn đến việc địa điểm không đủ điều kiện đăng ký trụ sở (như căn hộ chung cư để ở, khu vực không được phép kinh doanh, thiếu hồ sơ pháp lý xây dựng).

Tự thực hiện thủ tục nhưng thiếu kinh nghiệm pháp lý

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện yêu cầu nhiều giấy tờ chuyên ngành, trình tự chặt chẽ và tuân thủ đúng quy định về hình thức. Việc tự chuẩn bị hồ sơ khi chưa am hiểu pháp luật Việt Nam dễ dẫn đến sai sót, mất thời gian chỉnh sửa và làm chậm kế hoạch triển khai.

Để hạn chế tối đa các rủi ro trên, doanh nghiệp nước ngoài nên có sự đồng hành của đơn vị tư vấn pháp lý uy tín như Alpha Legal, giúp rà soát điều kiện, chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu và theo dõi xuyên suốt quá trình xin cấp phép.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Alpha Legal

Alpha Legal cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài trọn gói, hỗ trợ doanh nghiệp hoàn tất thủ tục pháp lý nhanh chóng, đúng quy định và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh. Với kinh nghiệm tư vấn cho nhiều doanh nghiệp FDI, Alpha Legal đồng hành từ khâu rà soát điều kiện, chuẩn bị hồ sơ đến làm việc với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ tại Alpha Legal:

• Tư vấn chính xác điều kiện thành lập ngay từ đầu, tránh nộp hồ sơ sai hoặc thiếu.
• Soạn thảo và hoàn thiện đầy đủ hồ sơ theo quy định của Bộ Công Thương.
• Đại diện khách hàng nộp hồ sơ, theo dõi và xử lý các yêu cầu bổ sung (nếu có).
• Thời gian thực hiện nhanh, chi phí minh bạch, không phát sinh ngoài thỏa thuận.
• Hỗ trợ pháp lý sau cấp phép: khắc dấu, treo bảng hiệu, thủ tục lao động, báo cáo hoạt động văn phòng đại diện.

Alpha Legal là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp nước ngoài cần một đơn vị pháp lý am hiểu quy định, làm việc rõ ràng và đồng hành xuyên suốt trong quá trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Liên hệ Alpha Legal để được tư vấn miễn phí về điều kiện, hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài, báo giá rõ ràng và hỗ trợ trọn gói từ A–Z.

Bài viết liên quan

• Thủ tục thành lập công ty logistic
• Thủ tục thành lập công ty lữ hành quốc tế
• Thủ tục thành lập công ty du lịch nội địa
• Những lưu ý khi thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài